Viktig faktureringsinformation

Wallenstams koncernbolag önskar att erhålla fakturor i formatet Svefaktura. Oavsett förutsättningar eller storlek på ditt bolag finns det enkla metoder och tjänster att använda sig av, se nedan. Om dessa inte passar av någon anledning, kan vi även ta emot PDF- respektive pappersfaktura.

Fakturans utformning

För att du som leverantör ska få en så smidig hantering av din faktura som möjligt ber vi dig läsa igenom följande information noggrant.

För att vi ska kunna hantera din faktura är det viktigt att den innehåller rätt saker, om vi får en felaktigt utställd faktura kommer den att returneras. Då behöver du som leverantör skicka en kreditfaktura samt en ny faktura med korrekta uppgifter.

Vi tillämpar 30 dagars betalningsvillkor och vill gärna att du använder bankgiro för att underlätta behandlingen. Vårt krav på fakturor följer mervärdesskattelagen samt bokföringslagen.

Fakturera rätt bolag

Du behöver kontrollera att du fakturerar rätt bolag. Vi kan på grund av moms- och redovisningsregler inte flytta fakturor mellan bolagen om fel bolag är fakturerat. Därför kommer en felaktigt ställd faktura att returneras och du kommer att behöva skicka en kreditfaktura

I Fakturahjälpen kan du söka upp korrekta uppgifter för respektive fakturamottagare.

Referenser och märkning

På fakturan ska beställaren framgå med för- och efternamn.
En märkning ska också finnas på samtliga fakturor. Märkningen ska antingen vara ordernummer samt orderns kontosträng, alternativt den kontosträng du har fått av beställaren.

Arbetsorder
Beställningar från Wallenstam-bolagen kan göras via ett beställnings¬formulär. Dessa beställningar är märkta med ett arbetsordernummer som behöver vara med som märkning på fakturan. Arbetsordernummer hittar du i formulärets sidhuvud samt i informationen om fakturauppgifter.

Kontosträng
På samtliga fakturor som skickas till Wallenstam-koncernens bolag ska det finnas en märkning i form av en kontosträng som du får från beställaren. I Wallenstams kontosträng är det 5 koddelar som kan vara aktuella vid en beställning. Nedan finns en lathund för hur många siffror det finns i varje fält. Fälten separeras med ett bindestreck.

Konto

-

Anläggning/adm.enhet

-

Projekt

-

Objekt

-

Spec

4-5

 

4

 

4-6

 

4-7

 

4-6

Checklista fakturainnehåll

  • Datum för fakturans utfärdande.
  • Ett unikt löpnummer för varje faktura.
  • Säljarens organisations- och momsregistreringsnummer.
  • Köparens momsregistreringsnummer, om köparen är skattskyldig för köpet (s.k. omvänd skattskyldighet).
  • Säljarens namn och adress.
  • Köparens namn och adress.
  • Varornas mängd och art eller tjänsternas omfattning och art.
  • Det datum varorna såldes eller tjänsterna utfördes eller slutfördes.
  • Beskattningsunderlaget (priset före moms) för varje momssats.
  • Den eller de momssatser som tillämpats.
  • Den moms som ska betalas.
  • Rätt faktureringsadress
  • Kontosträng enligt order. Om du inte erhållit ordernummer eller kontosträng var vänlig och kontakta beställaren.
  • Referensperson hos Wallenstam.
  • Bifoga beställningsorder.

Det enda bolaget i vår koncern med omvänd skattskyldighet (byggmoms) är Wallenstam Entreprenad AB.

Elektroniska fakturor – Spara miljö, tid och pengar

Wallenstam-koncernen använder InExchange som VAN-leverantör för sina leverantörsfakturor. Om du som leverantör idag inte har möjlighet att skicka elektroniska fakturor via ditt affärssystem så läs informationen nedan:

Vem ringer du för att komma igång?
Vi vill att du snarast tar kontakt med InExchange, 0500 – 44 63 60, för att få reda på hur ditt företag enklast skickar e-fakturor till oss.

Här kan du läsa om e-faktura och klicka vidare för att läsa mer om InExchange och deras tjänster.

PDF-faktura

Om du inte har möjlighet att leverera en elektronisk faktura kan du skicka PDF-faktura till nedanstående mailadress. Observera att PDF-fakturor inte räknas som elektronisk faktura. Mailadressen får endast användas till fakturor och ev. bilagor i filformatet PDF. Viktigt att både faktura och eventuell bilaga är i PDF-format.

faktura@wallenstam.se

Vi hanterar samtliga PDF-fakturor manuellt därför blir hanteringstiden för fakturan längre.

Pappersfaktura

Om du varken har möjlighet att skicka elektronisk faktura eller PDF-faktura adresseras fakturan till mottagarens postadress enligt nedan. Vi hanterar samtliga pappers-fakturor manuellt därför blir hanteringstiden för fakturan längre.

Bolagsnamn
C/O Wallenstam AB
401 84 Göteborg

Definitioner

Elektronisk faktura – En äkta e-faktura är en faktura som ställs ut elektroniskt (digitalt) och tas emot och behandlas elektroniskt. Den är digital från det att den skapas av utställaren i affärssystemet tills den tas emot, behandlas och arkiveras hos mottagaren. En äkta e-faktura är helt enkelt elektronisk hela vägen.

Svefaktura – Standardformat för e-fakturor i Sverige som tagits fram av Sveriges Kommuner och Landsting tillsammans med Ekonomistyrningsverket för enkel elektronisk utväxling mellan fakturautställare och fakturamottagare. (Svefakturan bygger på eXtensive Mark-up Language – XML, som är ett universellt och utbyggbart märkspråk)

VAN-leverantör – Value Added Network, är en tredjepartsoperatör som många företag väljer att använda för att sköta konvertering mellan olika format, kommunikation, säkerhet och övervakning av den elektroniska trafiken mellan företag, B2B-trafik. Operatörerna har samtrafikavtal mellan varandra vilket gör massanslutning smidig. Kan jämföras med hur olika telebolag samverkar. Wallenstams VAN-leverantör är Inexchange när det gäller Svefaktura-format, och Tieto när det gäller Edifact-format.

GLN-kod – Global Location number, är ett nummer för att identifiera företag samt funktioner och platser kopplade till ett företag. Wallenstam har via Inexchange tagit fram GLN-koder till samtliga bolag inom Wallenstam. De leverantörer som använder sig av en annan lösning än Inexchange behöver tillgång till dessa GLN-koder och därför finns koderna tillgängliga i den gula rutan ovan.
Läs mer om GLN-koder på GS1 Swedens hemsida: http://www.gs1.se/sv/

SFTI – Sveriges Kommuner och Landsting (SKL), Ekonomistyrningsverket (ESV) och Kammarkollegiet bedriver gemensamt ett arbete med att främja förutsättningarna för elektronisk handel. Detta för att skapa kostnadseffektivare hantering av inköps- och fakturaprocesserna. Deras arbete inriktas på framtagande och rekommendationer av öppna standarder för elektronisk affärskommunikation under begreppet SFTI (Single Face To Industry) som publiceras på deras hemsida: http://www.sfti.se/sftistartsida
Namn, beställarid och kontosträng ska finnas med på fakturan.

Namn/Beställarid – beställarens för- och efternamn. Lämnas alltid till leverantören i samband med beställning.

Kontosträng – I Wallenstams kontosträng så är det 5 koddelar som kan vara aktuella vi en beställning. Konto – Anläggning/Adm.enhet – Projekt – Objekt – Spec.

För Projektfakturor till Svensk NaturEnergi anges 3 koddelar:
Konto – Anläggning – Projekt.

För Projektfakturor Byggverksamhet anges 4 koddelar:
Konto – Anläggning – Projekt – Objekt.

För Verksamhet/Förvaltning anges:
Konto – Anläggning – (Objekt) – (Spec).

För Stab/Administration anges Konto – Adm.Enhet – (Anstnr).